特許庁での印鑑の扱い方をご存知ですか？

特許庁に書類を出すとき、押した印鑑は「あなたの印鑑」として特許庁側に記録されます。何年も前に使った印鑑を思い出せない、というお悩みは意外と多く寄せられます（できれば覚えておいていただきたいのですが…）。

法改正によって押印手続が省略された場面は広がりました。ただし、商標権や特許権といった知的財産権は土地の権利と似た性質を持ち、他人による勝手な変更を防ぐ観点から、今でも押印を求められる場面が残っています。

今回は、特許庁で印鑑をどう扱うのかを整理してお伝えします。

1. 会社の印鑑の種類

会社を立ち上げるとき、通常は3種類の印鑑（ゴム印を含めれば4種類）を用意します。

（1）代表者印（会社の「実印」）

会社でもっとも格式の高い印鑑で、設立時に法務局へ届け出ます。代表者印の特徴は次のとおりです。

• 会社設立の際、法務局に登録する
• 印鑑証明書を取れる唯一の印鑑
• 丸い二重構造が一般的だが、形に決まりはない

令和4年1月1日以降、特許庁で押印を求められる場面では、実印か、実印によって本人確認できる法人の代表者印を使うことになっています。

彫りは社名＋「代表取締役之印」が定番ですが、イラスト入りの代表者印が認められるケースもあります。

（2）銀行印

銀行口座を開くときに届け出る印鑑です。代表者印と兼用する会社もありますが、流出した場合の被害を抑える観点から、分けて管理する会社が多数派です。

（3）社印（認印）

見積書や請求書など、日常の書類に押す印鑑です。彫られているのは社名だけで、形は正方形（角印）が定番。重要書類には向きませんが、出番が多いので保管にはご注意ください。

（4）ゴム印

社名・住所・代表者名をひとまとめに押せる事務用の印鑑です。正式な印鑑ではないものの、書類作成のスピードアップに役立ちます。

2. 特許庁で印鑑がどう扱われるか【会社の場合】

特許庁に書類を出したとき、通常の代表者印と違う構造の印鑑を使っていると、特許庁から確認の指令が届き、その場では受理されません。

通常の代表者印を押していても、特許庁側に登録されている印鑑と合致しないと、同じく指令が出されます。

指令が届いたときの対応を、ケース別に見ていきましょう。

ケース1：押した印鑑が本当に代表者印だった場合

「印鑑証明書」を出せば話は済みます。特許庁は、押された印鑑が本物の代表者印かどうかを確かめたいだけです。

ケース2：押した印鑑が代表者印ではなかった場合

代表者印を押し直した書面を提出し直してください。代表者印が丸い二重構造でない場合には、印鑑証明書を添えておくと話が早く進みます。

ケース3：代表者印は押したが、特許庁の登録印鑑と違う場合

対応の選択肢は二つあります。

• 方法A：特許庁に登録されている印鑑で書面を出し直す
• 方法B：「印鑑変更届」を出し、登録印鑑を今の代表者印へ切り替える

これから先の手続きを見越すなら、印鑑変更届で登録を更新しておいた方が、次回以降の手間を減らせます。

ケース4：押した印鑑も、登録印鑑も、いずれも代表者印でない場合

ケース3と同じで、登録印鑑で押し直すか、印鑑変更届を出すかの二択です。

この機会に、印鑑変更届を出して代表者印に揃えておくほうをお勧めします。

ケース5：会社名を変えたのに代表者印を作り直しておらず、印鑑の社名が今と違う場合

印鑑証明書を提出すれば通せます。新しい社名で代表者印を作り直し、あわせて印鑑変更届を出すという道もあります。

3. 特許庁で印鑑がどう扱われるか【個人の場合】

令和4年1月1日以降、個人も実印と印鑑証明書の提出を求められるようになりました。

一度特許庁で認証されれば、それ以降は実印の押印だけで足り、毎回印鑑証明書を出す手間はなくなります。

間に合わせの印鑑で押してしまうと、後で「どの印鑑を使ったっけ」と分からなくなります。実印はきちんと管理しておいてください。

4. 過去に使った印鑑を忘れてしまったら

特許庁に電話で「登録されている印鑑はどれですか」と尋ねても、教えてもらえません。電話口の相手が本人かどうかを特許庁側では確かめようがないからです。

こうしたときは、弁理士にご相談ください。しかるべき段取りで対応できます。

5. 豆知識

（1）「印」と「印鑑」

「印鑑」はもともと、あらかじめ届け出ておく印影を指す言葉です。いわゆる「はんこ」そのものは、本来「印章」と呼びます。とはいえ日常会話では「印鑑」で「はんこ」を指す言い回しが定着しており、本記事もその使い方に合わせています。

（2）「朱文」と「白文」

印鑑を押したとき、文字が赤く出るものを「朱文」、文字が白く浮き出るものを「白文」と呼びます。ビジネスで使う印鑑はほぼ朱文です。白文は、書画の落款などで目にします。

6. まとめ

印鑑を押すという行為は、会社や個人の「意思」をその場で示す行為です。特許庁に出す書面でも、印鑑の扱いには明確なルールが敷かれています。

• 特許庁の登録印鑑と合わないと、その場では受理されない
• 対応策は「印鑑証明書の提出」か「印鑑変更届の提出」
• 今後の手続きを見越すなら、印鑑変更届で代表者印に揃えておくと後が楽

どの印鑑を、どの場面で、何に押すのか。自社で把握できていれば、手続きの遅れやトラブルの芽を事前に摘み取れます。

印鑑に関する手続きでお困りでしたら、ファーイースト国際特許事務所へお気軽にお声がけください。実務経験10年以上のベテラン弁理士が、直接お話をうかがいます。

ファーイースト国際特許事務所
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